オンライン会議・ミーティングにおける注意ポイント
こんにちは
声で誠実な想い、実りあるひと時をお届けするボイスコミュニケーターCueVoice代表の久保木美佐子です。
昨年から続いているコロナの影響で変わったこと、変えなければいけないことが増えましたね。
たくさんある中でも私が実感していることは、ZOOMなどオンラインでの打合せや仕事が増えたこと。
皆様の中にもリモートワークをされている方も多くいらっしゃるのではないでしょうか。
大分慣れてきたとはいえ・・・苦手意識をもっていませんか？対面で話すのとは勝手が違うと感じていませんか？
そこでオンラインでの注意ポイントをいくつかお伝えしていきましょう。.
1．資料の準備
打合せや説明会など、自分が話し手になる場合、画面共有で資料を見せることがありますね。
その資料は画面で見やすいようにきちんと整理されていますか？
これまで紙ベースで使用していたものをそのまま見せると字の大きさや、レイアウトなど見づらくなることがあります。
フォントや色使いはどうか？一目見て内容がわかるように整理されているか？など確認しておきましょう。資料のクオリティーは大変重要です。
２．一方通行NG
オンラインの場合、聞き手の反応が分かりづらいこともあり、つい一方的に話し続けてしまうことがあります。
一定時間話したら「ここまでよろしいですか？」「ご質問ありませんか？」など、対面の時以上に問いかけることが大切ですね。
聞き手をほったらかしにしないように個別で名前を呼びかけるなど工夫しましょう。
３．聞き手の意識をそらさない
ある程度の人数でオンライン会議や打合せをしていると、どうしても聞き手の集中力が途切れることがあります。
話し手になる場合、以下のことを心掛けるようにすると良いです。
- 自己紹介や重要ポイントを話す場合は画面ではなく、カメラ目線で話す
- 表情豊かに、ボディーランゲージも大きくしてメリハリをつける
- 話すテンションは通常よりも上げ気味にする
- 聞き手のカメラはなるべくオフにさせない
- バーチャル背景を使ってその場に合った空気感を演出する
４．反応は大きく！
数人を前にして話したことがある方はおわかりいただけると思いますが、聞き手の反応が薄い、薄いどころか全く表情を変えずに能面状態になっている(笑)、などご経験ありませんか？自分の話しがきちんと伝わっているか不安になることがありますね。
リアルでは人の話しに頷いたりアイコンタクトをとる方が多いですが、オンラインになると途端に反応が鈍くなりがちです。
やはりここは話し手への思いやりも含めマナーとして、なるべく大きく頷く、笑顔で聞く、問いかけられたら両手で丸やバツを作ってジェスチャーで答えるなど、積極的に参加するようにしましょう。
５．ライティング命
自宅でリモートワークをする際、やけに顔が暗く映ることはありませんか？表情が読み取れないことはもちろんのこと、印象まで暗く感じます。なるべく窓や部屋の電気の方に向かうようにパソコンやスマホをセッティングしたり、ライトを使うようにしましょう。
ライトは、今流行りのLEDリングライトも比較的安価で購入できますが、お手持ちの電気スタンドでも十分です！
最後に
簡単ではありますが、話し手・聞き手として基本的に大切なことをお伝えしました。
これからもオンライン業務は続いていくと思いますが、双方が快適に気持ち良く進めていけるように心がけていきたいですね。
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